Através de sua governança interna e gestões que englobam as questões relativas à Privacidade e Proteção de Dados a:
A A CAVALCA ADMINISTRACAO DE BENS PROPRIOS E PARTICIPACOES LTDA.
CNPJ 01.569.232/0001-28
Avenida Republica Argentina, nº 210
Agua Verde
Curitiba/PR
Doravante chamada simplesmente de “GRUPO CAVALCA” ou “Empresa”, estabelece a presente Norma para Tratamento e Recebimento de Requisição de Titulares (“Norma”) afim de evidenciar o seu compromisso com o tratamento de dados pessoais.
A presente Norma tem como objetivo instituir o procedimento para o recebimento e tratamento de solicitações de Titulares, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, (Lei 13.709/18), especialmente com o art. 18 da referida Lei, bem como com as eventuais determinações exaradas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), e demais órgãos detentores legitimamente reguladores.
Esta Norma é aplicável a todo tratamento de Dados Pessoais realizado pela GRUPO CAVALCA, estendendo-se aos colaboradores, clientes, representantes comerciais, prestadores de serviços e terceiros.
Para fins dessa Norma, considera-se:
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O exercício dos direitos dos Titulares de dados se dará toda vez que um indivíduo ou representante legal exercer o direito de obter do Controlador, neste caso a GRUPO CAVALCA, informações em relação aos seus dados pessoais, o que pode ocorrer a qualquer momento, mediante Requisição.
Portanto, pela Requisição, o titular de dados pessoais poderá exercer os seguintes direitos previstos no art. 18 da LGPD:
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Diante da Requisição dos titulares, caberá ao Encarregado, com apoio da Alta Administração, Comitê Interno de Privacidade e Proteção de Dados e demais áreas necessárias, o registro da Requisição e a execução das providências que visem atender às solicitações de Titulares.
Para que os Titulares possam exercer esse direito, caberá à GRUPO CAVALCA, através de suas mídias digitais (websites, perfil e páginas nas redes sociais, etc.) informar a referência clara sobre o(s) canal(is) de atendimento, em local de destaque, e em linguagem compreensível, uma vez que todo o atendimento às solicitações de Titulares deve obedecer aos princípios instituídos pela LGPD, em especial o livre acesso e a transparência.
6.1 Identificação do Requerente
Para a formalização do processo de atendimento, deve-se obter do Titular de Dados Pessoais a sua adequada identificação, ou então, pelo seu representante legalmente constituído.
Desse modo, a Requisição de quaisquer um dos direitos previstos no art. 18 da LGPD será recepcionada quando apresentada pelo próprio Titular, devidamente identificado, ou por seu procurador, desde que apresentada a procuração com poderes específicos para tanto.
Visando o respeito à privacidade e o tratamento adequado dos dados pessoais envolvidos, não se poderá fornecer informações e dados de pessoas que são sejam o próprio Solicitante.
Somente após a certificação da identidade do Requerente é que serão adotadas medidas de análise e atendimento dos pleitos. Nos casos em que sejam solicitados direitos referentes à dados de menores, apenas serão aceitos pedidos dos próprios pais ou responsáveis, que serão identificados por quaisquer meios legais válidos.
6.2 Recebimento da Requisição
As Requisições de titulares recebidas através de e-mails, SAC, etc., devem ser encaminhadas pelo recebedor ao Encarregado no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas a contar do recebimento.
No caso de recebimento de Requisições por meios que não registrem automaticamente a data do recebimento (ou seja, o próprio titular realizar a entrega, pelo correio, etc.), o recebedor deverá garantir o registro da data de recebimento para fins de contagem do prazo de atendimento estipulado acima.
Recebida a Requisição e realizada a confirmação da identidade e/ou legitimidade do Solicitante, o processo deverá garantir a identificação da categoria do Titular que está sendo atendido, identificando a natureza de seu relacionamento com a GRUPO CAVALCA. A classificação pode ocorrer conforme abaixo:
Há três possibilidades de resultado após a análise interna da Requisição:
7.1 Análise da Solicitação
Realizada a classificação prévia, a Requisição deverá ser apreciada pelo Encarregado, que poderá contatar internamente o(s) departamento(s) relevante(s) por meio de mensagens de e-mail, ligações ou reuniões para a avaliação e atendimento à Requisição.
O departamento acionado deverá retornar com as informações necessárias dentro do prazo estabelecido pelo Encarregado. Quando necessário, o Encarregado entrará em contato com o Titular a fim de coletar novos esclarecimentos que sejam necessários ao atendimento.
Se entender cabível, o Encarregado entrará em contato com o Titular a fim de questionar informações ou dados complementares.
Compete ao Encarregado assegurar que as informações sejam revisadas e/ou recebidas dentro do prazo definido internamente para que o prazo junto ao Titular seja atendido, bem como cabe ao Encarregado avaliar se há alguma situação em que seja necessário o consentimento de terceiros ou cujo atendimento não possa ser realizado pela GRUPO CAVALCA.
7.2 Negativa à Solicitação
A Lei de Proteção de Dados (LGPD) não confere aos titulares o absoluto exercício do direito, de forma que cada caso será analisado em suas particularidades, podendo inclusive ter a Solicitação o atendimento negado ou parcialmente aceito, mediante esclarecimento ao Titular dos motivos pertinentes.
Caso possua dúvidas enquanto ao atendimento de Solicitações, o Encarregado deverá solicitar apoio à Alta Administração e ao Comitê Interno de Privacidade e Proteção de Dados.
7.3 As Requisições
7.3.1 Confirmação de existência ou acesso aos Dados Pessoais
A confirmação de existência ou acesso aos Dados Pessoais será concedida ao Titular:
O Encarregado atenderá à solicitação de acesso aos dados fornecendo de forma completa a transcrição dos dados que a GRUPO CAVALCA controla do Titular (ex. Nome: transcrição do nome; CPF: transcrição do número; Endereço: transcrição do endereço).
Para concessão de acesso aos dados, o Encarregado somente fornecerá cópias físicas ou digitais de telas de cadastro ou outros documentos caso seja impossível cumprir a solicitação com a mera transcrição dos dados.
O Titular tem direito a obter as informações sobre o Tratamento de seus dados, entre elas: (a) a finalidade específica do tratamento; (b) a forma e duração do tratamento, observados os segredos comercial e industrial; (c) a identificação do controlador; (d) informações de contato do controlador; (e) informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade; (f) responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; e (g) quais seus direitos.
As informações que auxiliem na compreensão do Titular acerca do Tratamento de seus dados deverão constar da Política de Privacidade a ser disponibilizada nas principais plataformas da GRUPO CAVALCA, em local de destaque e em linguagem acessível.
7.3.2 Correção dos Dados
Para os casos de dados incompletos, inexatos ou desatualizados ou quaisquer outros casos que demandem correção, o Solicitante deverá informar de forma detalhada sobre quais dados se requerer a retificação e o motivo (se estão incompletos, inexatos, desatualizados), informando os dados já corrigidos.
O Encarregado avaliará junto às áreas competentes se os dados podem ser atualizados, completados, confirmando-se a exatidão ou atualização. Se confirmada a possibilidade de atendimento, o Encarregado solicitará às áreas competentes que procedam com a correção dos dados e, ato seguinte, responderá ao Solicitante encerramento e registrando a execução.
7.3.3 Portabilidade dos Dados
Os casos de solicitação de portabilidade de dados serão objeto de regulamentação pela ANPD. Assim que tal regulamento for disponibilizados, caberá ao Encarregado atualizar esta seção.
A portabilidade não será realizada para fornecer Dados Pessoais que já tenham sido anonimizados antes do recebimento da Solicitação.
7.3.4 Anonimização, bloqueio ou eliminação dos Dados
Para solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD, o Solicitante deverá informar de forma detalhada no Requerimento quais dados pretende anonimizar, bloquear ou eliminar e quais os motivos que os tornam desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade legal.
Recebida a Solicitação, confirmada a identidade e legitimidade do solicitante, o Encarregado avaliará junto às áreas competentes e ao Comitê se os dados em questão são realmente desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD. Se confirmada qualquer das hipóteses, o Encarregado solicitará às áreas competentes que procedam com a anonimização, bloqueio ou eliminação dos dados, e, ato seguinte, responderá ao Solicitante encerramento e registrando a Solicitação.
Caso não constate que os dados são desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD o Encarregado negará a Requisição, expondo de forma detalhada os motivos ao titular.
O Encarregado deverá, salvo as hipóteses legais que permitam a retenção dos dados, tomar as providências para anonimização ou exclusão definitiva das informações em todos os sistemas e diretórios da GRUPO CAVALCA, estejam eles em meio físico ou digital.
O Encarregado deverá garantir que eventuais controladores conjuntos ou operadores com quem tenha compartilhado os dados sejam comunicados para que procedam de igual forma, eliminando ou anonimizando os dados, solicitando a estes a comprovação do cumprimento da eliminação, caso necessário.
O pedido de eliminação poderá ser negado quando houver provas concretas de que os dados podem ser armazenados pela GRUPO CAVALCA para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, mediante justificação documentada de quais são as obrigações; e/ou uso exclusivo da GRUPO CAVALCA, vedado o acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
A anonimização deverá ser realizada omitindo-se parte dos dados, com o uso de meios técnicos razoáveis ou definidos em regulamentação da ANPD, de modo que seja impossível associar os dados, direta ou indiretamente, a um indivíduo.
7.3.5 Revogação do consentimento ou eliminação dos Dados tratados com base em consentimento
A qualquer tempo, o Titular poderá revogar o consentimento dado para tratamento de seus dados.
O Encarregado deve avaliar em conjunto com as áreas competentes qual a finalidade do tratamento e, caso identifique prejuízo à execução de contratos e obrigações firmados com o Titular, informará as consequências da revogação.
Caso o Titular opte pela manutenção de sua Solicitação mesmo após a informação do item acima, o Encarregado deve providenciar a interrupção do tratamento dos dados em questão, tomando as providências para que controladores conjuntos ou operadores procedam de igual forma.
7.3.6 Informação sobre as entidades públicas e privadas do uso compartilhado de Dados
O Titular poderá solicitar informações sobre eventuais entidades com quem a GRUPO CAVALCA tenha compartilhado seus dados.
Recebida a Solicitação, confirmada a identidade e legitimidade do Solicitante, o Encarregado avaliará junto às áreas competentes eventuais compartilhamentos dos dados com entidades, e, ato seguinte, responderá ao Solicitante, informando, no mínimo, quais os dados compartilhados, quando houve o compartilhamento, com quais entidades e para quais finalidades.
7.3.7 Revisão de decisões automatizadas
O Titular poderá requerer a revisão das decisões automatizadas, isto é, realizadas por programas de computadores sem ingerência humana, para finalidades como a definição de seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade.
Neste caso, o Encarregado solicitará ao departamento competente para que providencie uma nova decisão para o Titular em questão por meio do mesmo sistema utilizado anteriormente ou por decisão humana, a critério do departamento em questão.
Quando solicitado pelo Titular, o Encarregado prestará informações claras e adequadas a respeito dos critérios e dos procedimentos utilizados na decisão automatizada, observados os segredos comercial e industrial.
7.4 Prazo para atendimento da Requisição
Todas as Requisições realizadas pelos Titulares serão atendidas no prazo de até 15 (quinze) dias corridos a contar do recebimento, salvo outro prazo previsto em regulamentação específica. Todos os procedimentos e solicitações devem ser arquivados e devidamente registrados pelo Encarregado.
Caso o atendimento da Requisição envolva procedimento complexo e demande prazo maior, a necessidade deverá ser justificada pelo Encarregado e comunicada ao Titular antes do término do prazo de 15 (quinze) dias, indicando as razões da dilação e o prazo previsto para atendimento.
Em primeiro lugar, o Encarregado deverá se certificar de que o recebimento da(s) Solicitação(ões) foi realmente emitido pela ANPD ou de outro órgão ou autoridade competente para tal feito.
Nas hipóteses ou ainda suspeita de Solicitação fraudulenta, ou formulada de maneira ilegítima, o Encarregado deve comunicar ao Comitê e contatar diretamente a ANPD ou o órgão/autoridade para esclarecimentos.
Deverá o Encarregado cuidar para que somente órgãos legítimos e competentes tenham acesso às informações e Dados Pessoais. Nas solicitações originadas de órgãos ou autoridades diversas da ANPD, essas serão tratadas pelo Encarregado em conjunto com o Comitê Interno de Privacidade e Proteção de Dados com apoio do Departamento Jurídico.
8.1 Prazo para atendimento
O atendimento às solicitações da ANPD ou de outro órgão deverá ser realizado no prazo indicado no comunicado ou, na ausência de prazo informado, dentro de 15 (quinze) dias, salvo outro prazo previsto em regulamentação específica.
8.2 Registro do Atendimento
As respostas às Solicitações de Titulares, da ANPD e de órgãos competentes sempre devem estar documentadas pelo Encarregado via relatório próprio contendo, o máximo de detalhes possíveis, como: identificação do Solicitante, natureza da solicitação, informações prestadas, data da Solicitação e do atendimento, eventuais comunicações trocadas.
O atendimento inadequado, intempestivo ou o não atendimento a Solicitações de Titulares de Dados, da ANPD e demais autoridades públicas implicará na aplicação das sanções previstas no Código de Conduta e na Política Geral de Proteção de Dados, sem prejuízo de demais medidas cíveis e trabalhistas.
Data da elaboração | Data da revisão atual | Elaborador/Aprovador | Versão |
27.10.2021 | 27.10.2021 | Comitê Interno de Privacidade e Proteção de Dados | v.01 |
11.1. Resposta inicial à solicitação, logo após o recebimento
[Cidade e data]
Olá, bom dia/boa tarde.
Sou o Encarregado pelo tratamento de Dados Pessoais da GRUPO CAVALCA e serei o responsável por atender sua solicitação.
Sua solicitação foi recebida e registrada sob o protocolo nº 0001.2021.08. A partir dela haverá a análise, você receberá uma resposta pelo canal indicado dentro do prazo legal de 15 (quinze) dias.
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
11.2. Respostas após processamento interno da Requisição
[Cidade e data] A(o) Sr.(a). [Nome completo do Titular solicitante] ou [Nome completo do Titular, neste ato representado pelo procurador (nome completo do procurador)] Nº de Protocolo de Solicitação 00001.2021.05 A GRUPO CAVALCA recebeu a solicitação acima referida, na qual o(a) Senhor(a) solicita [descrição da solicitação ex.: confirmação de existência, acesso, retificação, portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto; eliminação dos Dados Pessoais tratados com seu consentimento]. |
Em caso de resposta negativa:
Após a análise, constatamos que a GRUPO CAVALCA está impossibilitada de atender sua solicitação, devido ao fato de que [neste ponto o Encarregado deverá seguir por duas situações que impedem a resposta da solicitação, são estas: (i) a GRUPO CAVALCA não é agente de tratamento de seus Dados Pessoais e neste caso indicar, sempre que possível, quem é o agente; ou (ii) por razões de fato ou de direito que impedem a resposta positiva (questões de violação do segredos comercial e industrial, dados já anonimizados ou excluídos)].
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Em caso de resposta positiva:
Após análise, constatamos que a GRUPO CAVALCA exerce o controle de parte de seus dados pessoais. A transcrição detalhada dos dados sob nosso controle segue no anexo.
Esclarecemos ainda que seus Dados Pessoais atualmente são tratados da seguinte forma:
[Neste ponto o Encarregado deverá: (i) esclarecer origem dos dados; (ii) se possível apresentar quais as categorias de dados e critérios utilizados de segurança e privacidade adotados no tratamento; (iii) apresentar de forma clara a finalidade do tratamento (observados os segredos comercial e industrial); (iv) apresentar roll de terceiros com quem os dados foram ou estão sendo compartilhados; e (v) destacar o período ou critérios para retenção dos dados.
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à correção:
Após a análise da solicitação de correção de seus Dados Pessoais, esclarecemos que seu cadastro foi corrigido e atualmente consta em nossos arquivos da seguinte forma:
[descrever dados da forma como constam no cadastro da Empresa]
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados:
[Em caso de resposta negativa]
Após a análise do Requisição de [descrição da REQUISIÇÃO] de seus Dados Pessoais, esclarecemos a GRUPO CAVALCA está impossibilitada de atender a referida solicitação, devido ao fato de que [descrever razões legais que justificam a manutenção dos dados no formato em que se encontram, como por exemplo, o cumprimento de contratos, obrigações tributárias, trabalhistas, resguardo de interesses na esfera, etc.].
[Em caso de resposta positiva]
Após a análise de sua solicitação, informamos que procedemos com a [descrição da REQUISIÇÃO] de todos ou de parte de seus dados [informar quais dados foram mantidos e por quais motivos] de seus dados pessoais.
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à portabilidade
Após a análise da solicitação de portabilidade de seus Dados Pessoais, esclarecemos que esta foi realizada, tendo sido os dados transmitidos à Empresa [nome da empresa ou instituição], por meio do envio de arquivo [esclarecer o formato de envio dos dados (.rar, .zip, arj., cab., etc.) e por qual meio (e-mail, nuvem, etc.)] na data de 00/00/0000 .
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à eliminação dos dados pessoais tratados sob o consentimento
[Em caso de resposta negativa]
Após a análise da solicitação de eliminação de seus Dados Pessoais tratados tendo por base o consentimento, esclarecemos que a GRUPO CAVALCA está impossibilitada de atender a referida solicitação, devido ao fato de que [descrever razões legais que justificam a manutenção dos dados no formato em que se encontram, como por exemplo, o cumprimento de contratos, obrigações tributárias, trabalhistas, resguardo de interesses na esfera, etc.].
[Em caso de resposta positiva]
Após a análise de sua solicitação, informamos que procedemos com a eliminação de todos ou de parte de seus dados [informar quais dados foram mantidos e por quais motivos] tratados tendo por base o consentimento.
Advertimos, no entanto, que todas as suas relações estabelecidas com a GRUPO CAVALCA, cuja execução dependia do tratamento dos referidos dados, restam nesse ato integralmente canceladas. Caso deseje restabelecer o relacionamento com a GRUPO CAVALCA, você deverá fornecer novamente o consentimento para tratamento de seus dados.
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente a informações dos terceiros com os quais os dados foram compartilhados
Após a análise do pedido de informações sobre as Empresas com as quais a GRUPO CAVALCA compartilhou seus Dados Pessoais, esclarecemos que foram realizados os seguintes compartilhamentos com as seguintes entidades:
[listar Empresas, datas e razões dos compartilhamentos].
Ex. Receita Federal do Brasil
Data: 00/00/000
Razão: transmissão de informações contábeis por ocasião da declaração do IRPJ.]
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à possibilidade de não fornecer o consentimento
Após a análise do pedido de informações sobre a possibilidade de não fornecer o consentimento para tratamento de seus dados para a finalidade de [descrever processo/finalidade para a qual o consentimento está sendo solicitado], esclarecemos é uma faculdade sua não consentir com o referido tratamento e isso será totalmente respeitado pela GRUPO CAVALCA.
Advertimos, no entanto, que sem o fornecimento do referido consentimento estaremos impossibilitados de realizar [descrever processo/finalidade para a qual o consentimento está sendo solicitado e quais negócios/benefícios não serão oferecidos ao titular em razão de sua negativa].
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à revogação de consentimento
Após a análise da manifestação de revogação do consentimento fornecido para tratamento de seus dados para a finalidade de [descrever processo/finalidade para a qual o consentimento está sendo solicitado], esclarecemos sua solicitação foi atendida e os tratamentos realizados com seus dados, que tinham por fundamento o consentimento em questão, foram interrompidos.
Advertimos, no entanto, que sem o consentimento para os referidos tratamentos estaremos impossibilitados de realizar [descrever processo/finalidade para a qual o consentimento é necessário e quais negócios/benefícios não serão oferecidos ao titular em razão de sua negativa].
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço
Requisição referente à revisão de decisão automatizada
Após a análise de sua solicitação de revisão da decisão automatizada tomada no âmbito do [descrever processo em que a decisão automatizada está inserida. Ex. Avaliação de Crédito], esclarecemos que a análise em questão foi refeita, tendo sido proferida nova decisão, no sentido de [descrever resultado da nova decisão].
A GRUPO CAVALCA agradece seu contato e permanece à disposição para quaisquer esclarecimentos.
[Informar Encarregado]
Canal de atendimento
Telefone
Endereço